Ecco un elenco dettagliato di cosa devono fare le aziende per essere conformi al GDPR.
1. Mappare i Dati Personali
- Identificare i dati raccolti: Determinare quali dati personali vengono raccolti e trattati.
- Classificare i dati: Organizzare i dati per categoria, come dati anagrafici, dati di contatto, dati sensibili, ecc.
- Creare un registro delle attività di trattamento: Documentare tutte le operazioni di trattamento dei dati.
2. Nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
- Valutare la necessità di un DPO: Nominare un DPO se l’azienda tratta dati su larga scala, dati sensibili, o effettua monitoraggi sistematici.
- Designare un DPO: Assicurarsi che il DPO abbia competenze adeguate e sia indipendente.
3. Rivedere e Aggiornare le Informative sulla Privacy
- Redigere informative trasparenti: Le informative devono essere chiare e dettagliate, indicando finalità del trattamento, basi giuridiche, e diritti degli interessati.
- Distribuire le informative: Assicurarsi che le informative siano facilmente accessibili ai soggetti interessati.
4. Ottenere il Consenso
- Richiedere il consenso esplicito: Quando necessario, ottenere un consenso libero, specifico, informato e inequivocabile.
- Documentare il consenso: Mantenere registrazioni del consenso ricevuto.
5. Implementare Misure di Sicurezza
- Crittografia dei dati: Proteggere i dati personali con tecniche di crittografia durante la trasmissione e l’archiviazione.
- Controlli di accesso: Limitare l’accesso ai dati solo al personale autorizzato.
- Backup regolari: Eseguire backup dei dati per prevenire perdite.
6. Condurre Valutazioni d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA)
- Identificare trattamenti a rischio: Valutare se le attività di trattamento comportano un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone.
- Eseguire la DPIA: Analizzare i rischi e implementare misure di mitigazione.
7. Gestire le Richieste degli Interessati
- Diritto di accesso: Fornire ai soggetti interessati l’accesso ai propri dati personali.
- Diritto di rettifica: Consentire la correzione di dati personali inesatti o incompleti.
- Diritto alla cancellazione: Rimuovere i dati personali su richiesta, salvo eccezioni.
- Diritto di limitazione del trattamento: Consentire la limitazione del trattamento dei dati.
- Diritto alla portabilità dei dati: Fornire i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
- Diritto di opposizione: Consentire ai soggetti interessati di opporsi al trattamento dei loro dati.
8. Monitorare e Aggiornare le Misure di Conformità
- Audit regolari: Condurre audit periodici per verificare la conformità alle normative GDPR.
- Aggiornare le politiche: Modificare le politiche di protezione dei dati in base ai cambiamenti normativi e tecnologici.
- Formazione continua: Educare continuamente il personale sulle normative GDPR e sulle politiche aziendali di protezione dei dati.
9. Gestire le Violazioni dei Dati
- Piani di risposta alle violazioni: Preparare piani dettagliati per rispondere alle violazioni dei dati.
- Notifiche tempestive: Segnalare le violazioni alle autorità di controllo entro 72 ore e informare i soggetti interessati se necessario.
- Analisi post-incidente: Condurre analisi approfondite per identificare le cause delle violazioni e prevenire futuri incidenti.
10. Contratti con Terze Parti
- Valutare i fornitori: Assicurarsi che i fornitori di servizi siano conformi al GDPR.
- Clausole contrattuali: Includere clausole sulla protezione dei dati nei contratti con fornitori e partner commerciali.
- Responsabilità condivisa: Stabilire chiaramente le responsabilità di ogni parte nel trattamento dei dati personali.
Cordiali Saluti,
Il Tuo Avvocato della Privacy
